Agent-e d'accueil et de gestion administrative (officier d'état civil)

Type d'offre : Emploi

Type d'emploi : Permanent

Délégation : Service aux publics et sécurité

Direction : Mairie du 4eme arrondissement

Nombre de poste(s) : 1

Référence : MA4-010840/1

Date de début de vacance : 01/03/2018

Date limite de dépôt des candidatures : 21/06/2018

Filière : Administrative

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe

Catégorie : C

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EgalyCité

Contexte :

Capitale de la Région Rhône-Alpes, Lyon est l'une des villes les plus attractives d'Europe pour sa qualité de vie et son dynamisme économique exceptionnel.

Au cœur de la Métropole Lyonnaise opérationnelle, la Ville de Lyon (468 300 habitants) est dotée d’un budget global de 780 millions d’euros et d’un effectif de 7 200 agents permanents lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité

La Mairie du 4ème Arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, qui compte 31 agents pour une population de 36600 habitants, se compose de 3 services : PLM, Affaires Publiques, proximité - urbanisme.

Missions :

Sous l'autorité du responsable du service des Affaires Publiques, vous exercez votre activité principalement au pôle Etat civil / naissance / décès / mariage.

Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux attentes des usagers conformément au cadre réglementaire.

Activités principales :

1. Organisation de l'information des usagers
- recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes
- enregistrer les naissances, établir et mettre à jour les registres d’état-civil
- produire et mettre à jour les livrets de famille, les actes d’état-civil (naissances, mariages, décès)
- constituer les dossiers (mariages) et célébrer les mariages
- organiser et mettre en œuvre des dispositifs d’accueil du public
- concevoir des dispositifs de recueil des demandes des usagers et de régulation - médiation
- animer des réunions d’information
- évaluer et optimiser la qualité du service rendu à l’usager

2. Assistance et appui technique
- élaborer des préconisations
- élaborer ou mettre à jour des supports de formation/guides/procédures
- participer à des réunions

3. Compte rendu d'activité
- proposer des solutions et des adaptations
- rendre-compte à la hiérarchie
- élaborer et tenir à jour des tableaux et rapports de suivi d'activité

4. Conduite et contrôle des procédures administratives
- élaborer les circuits et les procédures administrative
- mettre en place, sécuriser et contrôler l'application des procédures administratives

5. Instructions des dossiers et application des procédures
- transmettre des informations et documents administratifs
- collecter, exploiter et organiser des données administratives et/ou financière
- rédiger et renseigner des documents administratifs
- recueillir, classer et archiver des documents
- analyser quantitativement et qualitativement les dossiers

6. Suivi juridique
- rédiger les documents et les actes administratifs
- suivre l’activité (statistiques, BMO,…)
- suivre les actes administratifs
- suivre l'évolution de la réglementation

Connaissances :

- bonne connaissance des textes et procédures régissant l’état-civil
- connaissances techniques de base dans les différents domaines d’activité des mairies d’arrondissement, en vue de la polyvalence avec les autres guichets
- organisation administrative de la collectivité
- statut de la fonction publique
- vocabulaire professionnel
- connaissances réglementaires et législatives selon son domaine de spécialité
- outils de suivi d'activité
- logiciels bureautiques
- progiciels spécialisés

Savoir-faire :

- méthodes et outils d'analyse et de diagnostic
- organisation et gestion du temps de travail
- techniques rédactionnelles
- techniques de classement et d'archivage
- techniques de médiation
- technique de gestion des conflits

Qualités requises :

- goût du contact avec le public
- capacité à décoder et apprécier toute la demande de l'usager par des techniques d'écoute active, de questionnement, de reformulation.
- communiquer des informations claires et compréhensibles
- sens du travail en équipe
- sens de l'organisation, rigueur, discrétion et diplomatie
- garantir la confidentialité des informations

Conditions spécifiques d’exercice :

- relations avec les partenaires de l’état-civil (Maternité, Parquet, Insee)
- polyvalence de 1er niveau sur les autres postes
- activité exercée sur 2 lieux : la mairie d'arrondissement et le guichet naissance de l'hôpital de la Croix Rousse
- travail 1 samedi par roulement de 9h15 à 12h15

Lieu de travail :

Mairie du 4ème - Hôpital de la Croix Rousse 69004 Lyon

Horaires :

Du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00 + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude : Niveau V (Cap/Bep/Bepc)

NBI : Accueil 10 pts

Niveau d'expérience : 2-5 ans