Un-e responsable de pôle (achats magasin)

Type d'offre : Emploi

Type d'emploi : Permanent

Délégation : Immobilier et travaux sécurité juridique

Direction : Gestion technique des bâtiments

Nombre de poste(s) : 1

Référence : DGTB-009427/1

Date de début de vacance : 08/01/2018

Date limite de dépôt des candidatures : 19/01/2018

Filière : Administrative

Cadre d'emplois : Attachés

Grade(s) : Attaché, Attaché principal

Catégorie : A

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EgalyCité

Contexte :

Rattachée à la délégation à l’Immobilier et aux Travaux, la Direction Gestion Technique des Bâtiments compte 260 agents répartis en 11 services. Elle est responsable de la conservation et de la sécurité de 1 200 bâtiments (écoles, crèches, gymnases, musées, théâtres, bureaux…) et de leurs équipements techniques, de l’adaptation du patrimoine aux besoins des utilisateurs et de l’optimisation des dépenses énergétiques.

Missions :

Au sein de la Direction Administrative, vous avez la responsabilité de l’organisation et de la gestion des crédits, des achats, du stock et de la livraison des fournitures et matériels (15 000 articles référencés), nécessaires aux personnels en régie directe de la direction Gestion Technique Bâtiments (agents techniques de maintenance des secteurs, ateliers de second œuvre, ateliers spécialisés thermiques et électriques) et de quelques directions opérationnelles avec lesquelles un contrat de partenariat a été signé. Vous assurez la gestion d’un budget annuel de 1,6 K€.
Vous encadrez une équipe de 15 agents répartis sur 2 sites (CORBAS et CALUIRE) et rendez compte de leur activité.

Activités principales :

1. Encadrement d’équipe
- Encadrer les 15 agents du service (3 cadres intermédiaires, 5 agents de gestion des achats, 6 magasiniers et 2 chauffeurs livreurs),
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle de l’activité du service,
- Veiller à la réactivité et à la qualité du service,
- Diffuser l’information auprès de l’équipe,
- Responsabiliser ses collaborateurs et favoriser la prise d'initiative,
- Planifier les activités en fonction des contraintes de l'équipe,
- Repérer et réguler les dysfonctionnements et les tensions,
- Améliorer les pratiques professionnelles des agents et contribuer à leur développement professionnel,

2. Garantir fiabilité BDD GIMA en temps réel sur articles stockés ou non
- Extraire, vérifier, traiter et analyser des données sur environnements ASTRE et GIMA,
- Ajuster les seuils mini et maxi des articles en stock en fonction de leur taux de rotation,
- Archiver les articles obsolètes, non conformes et supprimer les doublons,
- Mettre à jour les données lors renouvellement marchés (marques, références…),
- Après inventaire, comparer le stock physique avec le stock théorique, analyser les écarts et rectifier les erreurs,
- Contrôler les coefficients pour convertir les conditionnements des produits entrée/sortie,
- Déterminer la valeur du stock,
- Veiller à l’identification précise des produits pour faciliter la recherche par les clients,

3. Instruction et suivi d’exécution des marchés transversaux de fournitures bâtiments (matériels électriques, matériels thermiques, quincaillerie, serrurerie, plomberie, sanitaires, bois, matériaux de construction, filtres à air…)
- Identifier les évolutions des besoins des services clients concernés (internes DGTB, DEP, DEV, Direction des Sports, Bâtiments culturels),
- Assurer une veille technique et réglementaire sur les produits,
- Définir le juste niveau de qualité,
- Réaliser le sourçage et benchmark,
- Rédiger les pièces techniques des marchés,
- Participer à l’analyse technique et financière des marchés,
- Participer aux négociations,
- Assurer le suivi de l’exécution des marchés avec les services et directions opérationnels concernés d’une part et les fournisseurs d’autre part,

4. Participer à la conduite du changement
- Adapter le fonctionnement du service achat à la nouvelle organisation de la fonction comptable,
- Participer au passage à GIMA Web (définition des besoins du service achat magasin, tests…),
- Accompagner les équipes dans l’appropriation de nouveaux outils, méthodes et organisation du travail,
- Etre force de proposition pour améliorer l’efficience du service en veillant à la qualité des conditions de travail,

5. Compte-rendu et suivi d’activité
- Faire évoluer les procédures de gestion des achats, du stock et des livraisons,
- Veiller à la traçabilité des fournitures, à l’organisation d’inventaires tournants mensuels
- Suivre les délais de livraisons,
- Définir et suivre des indicateurs d’activité, les analyser pour optimiser les résultats,
- Dresser un bilan d’activité annuel,
- Participer à la préparation budgétaire annuelle,
- Repérer les dysfonctionnements, les signaler et proposer des améliorations,
- Rendre compte à la hiérarchie,

Connaissances :

- Maîtrise des applications GIMA, ASTRE, EXCEL (formules de calcul complexes),
- Connaissance de l’organisation Ville de Lyon et des procédures internes liées au poste de travail,
- Bonne connaissance de la réglementation en matière de commande publique,
- Participation au réseau des acheteurs,
- Connaissance du tissu commercial dans le domaine d’activité concerné,
- Pratique des techniques de négociation avec les fournisseurs,
- Expérience en management d’équipe,
- Expérience en pilotage de projet,

Qualités requises :

- Intérêt marqué pour le traitement de données et le contrôle de gestion
- Rigueur dans la gestion des deniers publics, méthode et probité,
- Sens de la communication,
- Capacité d’analyse et de synthèse,
- Force de proposition,
- Esprit pratique et ouvert aux aspects techniques du poste,
- Disponibilité,
- Obligation de réserve,

Conditions spécifiques d’exercice :

- Se coordonne avec la responsable des ateliers de second œuvre pour la prise de congés,
- Déplacements fréquents,

Permis B

Lieu de travail :

ZI du Carreau – 4, rue du Carreau 69960 CORBAS

Horaires :

37h30 (avec 15 jours RTT), horaires du lundi au vendredi : de 7h00 à 15h30 avec 1 heure de pause déjeuner

Informations complémentaires :

Niveau d'étude : Niveau II (bac +3, +4)

NBI : Encadrement service admi min 20 agents 25 points

Niveau d'expérience : 2-5 ans